Sprendimas dėl biuro ploto dažnai priimamas vadovaujantis intuicija arba trumpalaikiais poreikiais. Tačiau praktikoje neteisingai įvertintas darbo vietų ir bendrųjų erdvių santykis gali lemti tiek perteklines sąnaudas, tiek darbuotojų produktyvumo mažėjimą. Lietuvos įmonėms, ypač augančioms ar restruktūrizuojamoms, klausimas kiek vietos reikia biuro darbuotojams tampa strateginiu, o ne tik administraciniu.
Pastaraisiais metais stebime dvi aiškias tendencijas: viena vertus, įmonės siekia optimizuoti kaštus, kita vertus, jos supranta, kad darbo aplinka tiesiogiai veikia talentų pritraukimą ir išlaikymą. Todėl sprendimai, susiję su ofiso nuoma Vilniuje, turi būti pagrįsti ne tik kvadratinių metrų skaičiumi, bet ir darbo modeliu, organizacine kultūra bei ilgalaike verslo strategija.
Kiek kvadratinių metrų tenka vienam darbuotojui?
Tradiciškai Lietuvoje vienam biuro darbuotojui planuojama nuo 8 iki 12 kv. m bendro ploto. Šis intervalas apima ne tik darbo stalą, bet ir dalį bendrųjų erdvių – koridorius, pasitarimų kambarius, virtuvėlę, sanitarines patalpas.
Mažesnis rodiklis – apie 8–9 kv. m – dažniausiai taikomas atviro tipo biuruose, kuriuose:
- naudojami bendri darbo stalai arba „hot desk“ principas,
- dalis darbuotojų dirba hibridiniu režimu,
- optimizuojamas pasitarimų kambarių skaičius.
Didesnis – 10–12 kv. m ar daugiau – būdingas įmonėms, kurios:
- dirba su jautriais duomenimis ir reikalauja privatumo,
- turi daug vadovų kabinetų,
- organizuoja dažnus gyvus susitikimus su klientais.
Praktikoje rekomenduoju neapsiriboti vien statistiniu vidurkiu. Reikia įsivertinti realų darbo vietų užimtumą per savaitę. Jei, pavyzdžiui, 30 proc. komandos bent 2–3 dienas per savaitę dirba nuotoliu, galima planuoti mažesnį nuolatinių darbo vietų skaičių ir taip sumažinti bendrą nuomojamą plotą.
Hibridinio darbo įtaka biuro ploto poreikiui
Lietuvoje po pandemijos dauguma vidutinių ir didesnių įmonių pasirinko hibridinį modelį. Tai reiškia, kad fizinis biuras tapo ne tik darbo, bet ir bendradarbiavimo erdve. Toks pokytis keičia ir ploto planavimo logiką.
Vietoje klasikinio „vienas darbuotojas – vienas stalas“ modelio vis dažniau taikoma:
- dalijamų darbo vietų sistema,
- daugiau mažų susitikimų kambarių,
- tylos kambariai individualiam darbui,
- bendradarbiavimo zonos komandiniam darbui.
Rezultatas – mažiau tradicinių darbo vietų, bet daugiau įvairių funkcinių zonų. Todėl bendras kvadratinių metrų poreikis ne visada sumažėja proporcingai darbuotojų skaičiui. Kai kuriais atvejais jis išlieka panašus, tačiau keičiasi ploto struktūra.
Įmonėms, svarstančioms ofiso nuomą, svarbu iš anksto įsivertinti, ar patalpos leidžia lanksčiai keisti išplanavimą. Tai ypač aktualu, jei planuojama ofiso nuoma Vilniuje verslo centruose, kur dažnai siūlomi standartiniai moduliai.
Ploto planavimas pagal veiklos pobūdį
Skirtingos veiklos sritys turi skirtingus erdvės poreikius.
IT ir paslaugų sektorius dažniausiai renkasi atviro tipo biurus su mažesniu plotu vienam darbuotojui. Šiose įmonėse svarbu užtikrinti ergonomiką, akustinę kokybę ir tinkamą apšvietimą, tačiau kabinetų poreikis minimalus.
Teisinės, finansinės ar konsultacinės įmonės dažniau renkasi mišrų modelį – atviros darbo vietos derinamos su uždarais kabinetais ir pasitarimų kambariais. Čia vienam darbuotojui gali tekti ir 12–15 kv. m, ypač jei daug dirbama su klientais gyvai.
Gamybos ar logistikos įmonių administracijos padaliniai paprastai turi mažesnį darbuotojų tankį, bet papildomai reikalingos archyvavimo, dokumentų saugojimo ar techninės patalpos.
Todėl prieš priimant sprendimą dėl ploto, rekomenduoju atlikti vidinę analizę:
- kiek darbuotojų dirba vienu metu biure,
- kiek susitikimų kambarių realiai naudojama,
- kiek vietos užima archyvai ir serverinė,
- ar planuojama komandos plėtra per artimiausius 2–3 metus.
Kaštų aspektas: kiek kainuoja per didelis arba per mažas biuras?
Vilniaus biurų rinka išlieka aktyvi. Moderniuose verslo centruose nuomos kainos svyruoja priklausomai nuo vietos ir klasės, tačiau net keli papildomi dešimtys kvadratinių metrų per mėnesį gali reikšti tūkstančius eurų papildomų metinių sąnaudų.
Per didelis biuras reiškia:
- didesnę nuomos kainą,
- aukštesnes komunalines išlaidas,
- brangesnį įrengimą ir priežiūrą.
Per mažas biuras sukelia kitokio pobūdžio rizikas:
- darbuotojų nepasitenkinimą dėl triukšmo ir privatumo stokos,
- sudėtingą naujų darbuotojų integraciją,
- ribotas galimybes plėstis.
Ilgalaikėje perspektyvoje netinkamai parinktas plotas gali paveikti darbuotojų kaitą ir produktyvumą. Tai netiesioginės, bet realios finansinės pasekmės.
Strateginis požiūris į biuro erdvę
Biuras šiandien nebėra tik darbo vieta. Tai organizacijos kultūros, darbdavio įvaizdžio ir efektyvumo dalis. Todėl sprendžiant, kiek vietos reikia biuro darbuotojams, siūlau laikytis kelių principų.
Pirma, planuoti ne pagal dabartinį, o pagal prognozuojamą darbuotojų skaičių. Jei įmonė planuoja 20 proc. augimą per dvejus metus, verta iš karto numatyti rezervą arba pasirinkti patalpas su galimybe plėstis tame pačiame pastate.
Antra, vertinti ne tik kvadratinių metrų kiekį, bet ir jų kokybę. Natūrali šviesa, efektyvus išplanavimas, galimybė lengvai transformuoti erdves dažnai yra svarbesni už papildomus 10–20 kv. m.
Trečia, atlikti realaus naudojimo analizę. Praktikoje neretai paaiškėja, kad dalis patalpų beveik nenaudojama. Tokiais atvejais verta svarstyti subnuomą ar erdvių perplanavimą.
Galiausiai, sprendimas dėl biuro ploto turi būti integruotas į bendrą verslo strategiją. Ofiso nuoma neturėtų būti vien administracijos sprendimas – į procesą būtina įtraukti finansų, personalo ir veiklos vadovus.
Tinkamai apskaičiuotas ir suplanuotas biuro plotas leidžia suderinti kaštų kontrolę su darbuotojų gerove bei verslo augimo ambicijomis. Lietuvos rinkoje, ypač sostinėje, kur ofiso nuoma Vilniuje išlieka konkurencinga ir dinamiška, tai tampa vienu iš svarbių konkurencinio pranašumo elementų.